آموزش ساخت ایمیل اینفو

زمانی که میخواهید در سایت های شرکتی سوالی بپرسید معمولا آدرس ایمیل آن ها به شکل info@sitename.com است و شاید برای شما هم سوال ایجاد شود که این ایمیل چیست و چطور میشود آن را ساخت. ایمیلی که دیدید به نام ایمیل اینفو معروف است و معمولا سایت های شرکتی از آن ها برای اطلاع رسانی به مشتری ها و پاسخ دادن به سوالات آن هاست. در ادامه میپردازیم به توضیح در مورد اینیل اینفو و آموزش ساخت ایمیل اینفو، پس با رویال سایت همراه باشید.

ایمیل اینفو چه استفاده ای دارد؟

ایمیل اینفو همانطور که از اسمش پیداست برای اطلاع رسانی ها و ایمیل های شرکتی بیشتر به کار می آید. بیشتر شرکت ها چند اکانت ایمیل برای هر بخش از شرکت خود دارند که این کار باعث میشود تا مدیریت پیام های مشتریان بهتر شود و کارمندان دچار گیجی نشوند. در ادامه برخی از استفاده های ایمیل اینفو را با هم مرور میکنیم:

1. افزایش اعتبار برند :

   استفاده از یک ایمیل مبتنی بر دامنه سایت مانند info@yourdomain.com باعث افزایش حرفه ای بودن و اعتماد کاربران می شود.

2. مدیریت بهتر ارتباطات:

   می توانید همه ایمیل های عمومی و پیام های ابتدایی کاربران را در این آدرس دریافت و دسته بندی کنید.

3. قابلیت اشتراک گذاری آسان:

   ایمیل های عمومی مثل info قابل اشتراک گذاری در سایت، شبکه های اجتماعی و کارت ویزیت هستند.

4. تفکیک ایمیل های شخصی و کاری:

   با استفاده از ایمیل های مبتنی بر دامنه سایت، ارتباطات کاری از ایمیل های شخصی جدا می شود.

5. نمایش حرفه ای در موتورهای جستجو:

   گوگل و سایر موتورهای جستجو به وب سایت هایی که از ایمیل رسمی استفاده می کنند، اعتماد بیشتری نشان می دهند.

نکات مهم پیش از ساخت ایمیل info

• باید دامنه اینترنتی ثبت شده داشته باشید. بدون دامنه اختصاصی، امکان ساخت ایمیل رسمی وجود ندارد.
• به هاست ایمیل یا سرویس مدیریت ایمیل نیاز دارید. این سرویس معمولاً از طریق هاستینگ یا ابزارهایی مانند Gmail Workspace فراهم می شود.
• نام دامنه باید فعال و به درستی پیکربندی شده باشد. اگر دامنه غیرفعال یا ناقص باشد، دریافت و ارسال ایمیل ممکن نیست.

مراحل ساخت ایمیل اینفو برای سایت

حالا که با ایمیل اینفو آشنا شدیم زمان آن رسیده که مراحل آموزش ساخت ایمیل اینفو را با هم مرور کنیم.

مرحله اول: تهیه دامنه و هاست

اگر هنوز دامنه ای برای سایت خود تهیه نکرده اید، ابتدا باید از یک شرکت ثبت دامنه، نام دلخواه خود را خریداری کنید. نام دامنه همان آدرس سایت شماست مثل: mybusiness.com پس از تهیه دامنه، باید یک هاست ایمیل یا هاست سایت نیز تهیه نمایید. اغلب شرکت های هاستینگ امکان ایجاد ایمیل روی هاست را فراهم می کنند.

مرحله دوم: ورود به کنترل پنل هاست

بسته به شرکت هاستینگ، کنترل پنل ممکن است cPanel، DirectAdmin یا نوع دیگری باشد. بیشتر سایت ها از cPanel استفاده می کنند. برای دسترسی به آن وارد پنل هاست خود شوید.

مرحله سوم: ایجاد اکانت ایمیل اینفو

در پنل هاست خود گزینه ای با عنوان Email Accounts وجود دارد. وارد آن شوید و مراحل زیر را دنبال کنید:

– روی گزینه “Create” یا “Add Email” کلیک کنید.
– در بخش Username عبارت info را وارد کنید.
– دامنه سایت خود را از منوی کشویی انتخاب کنید.
– رمز عبور مناسبی برای این ایمیل تعیین نمایید.
– بر روی دکمه ساخت یا Create کلیک کنید.

اکنون ایمیل info@yourdomain.com ساخته شده و آماده استفاده است.

مرحله چهارم: دسترسی به ایمیل اینفو

برای مشاهده و ارسال ایمیل ها، می توانید از یکی از روش های زیر استفاده کنید:

1. وب میل (Webmail):
   اغلب هاست ها صفحه ای به نام webmail دارند. آدرس آن معمولا به صورت yourdomain.com/webmail است. پس از ورود، با وارد کردن info و رمز، وارد محیط ایمیل می شوید.
2. کلاینت ایمیل (مانند Outlook یا Thunderbird):
   اطلاعات سرور دریافت (IMAP/POP) و ارسال (SMTP) را از هاست دریافت کرده و ایمیل را به برنامه دلخواه خود متصل کنید.
3. اتصال به Gmail:
   اگر می خواهید ایمیل ها را از طریق Gmail بخوانید و ارسال کنید، می توانید از بخش تنظیمات Gmail در تب Accounts & Import استفاده کنید و ایمیل info را اضافه نمایید.

مرحله پنجم: تست ارسال و دریافت از ایمیل اینفو

برای اطمینان از عملکرد درست ایمیل، از یک ایمیل دیگر (مثلاً Gmail) به info@yourdomain.com ایمیلی ارسال کنید. همچنین، از پنل وب میل یا کلاینت ایمیل، پاسخ دهید تا مطمئن شوید ارسال نیز به درستی انجام می شود.

اشتباهات رایج در ساخت ایمیل اینفو

• وارد نکردن رکوردهای DNS صحیح:

اگر رکوردهای MX، SPF، DKIM و سایر موارد به درستی تنظیم نشوند، ایمیل ها ارسال نمی شوند یا به عنوان اسپم شناسایی می شوند.

• استفاده از رمزهای ضعیف:

خطر هک شدن ایمیل افزایش می یابد.

• استفاده از ایمیل رایگان به جای ایمیل رسمی:

بسیاری از افراد هنوز از Gmail یا Yahoo به عنوان ایمیل سایت استفاده می کنند که اعتماد کاربران را کاهش می دهد.

جمع بندی

ساخت ایمیل رسمی با آدرس info یکی از اولین قدم های برندینگ برای هر سایت یا کسب و کار اینترنتی محسوب می شود. این کار نه تنها حرفه ای بودن شما را نشان می دهد، بلکه به بهبود ارتباطات، افزایش اعتماد کاربران و سازمان دهی بهتر مکاتبات کمک می کند.

در این آموزش تلاش کردیم مراحل ساخت را به صورت کاملا کاربردی و ساده بیان کنیم تا بدون نیاز به دانش فنی خاص، بتوانید این آدرس را ایجاد و استفاده کنید. داشتن ایمیل info به تنهایی نشانه ای از نظم، دقت و جدیت در مدیریت سایت است و برای هر کسب وکاری ضروری است.

اگر در هر مرحله با مشکلی روبرو شدید، کارشناسان فنی رویال سایت می توانند شما را راهنمایی کنند. همچنین میتوانید مقالات دیگر ما مانند طراحی سایت در شیراز را مطالعه کنید.